AGAR ARSIPARIS AHLI MUDA PENYETARAAN MENJADI PRODUKTIF

Oleh : Ary Herawan

Latar Belakang

Sejak adanya penyetaraan jabatan pada 16 Juni 2022 dari Jabatan Pengawas Kasubbag Tata Usaha Sekolah menjadi Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda, tidak sedikit di antara rekan-rekan yang mempertanyakan mengenai kegiatan yang harus dilakukan. Istilah arsiparis yang masih asing di lingkungan sekolah dan masyarakat, perubahan yang sangat mendadak sebagai tuntutan atas penyederhanaan birokrasi, ditambah arahan pimpinan membuat kami beranggapan bahwa yang terjadi hanyalah perubahan nama dalam SK saja sedangkan pekerjaan yang dilakukan tetaplah sebagaimana biasanya.

Waktu berlalu dan ternyata anggapan sebagian besar kami terbukti keliru. Jabatan Fungsional Arsiparis merupakan jabatan tersendiri. Meskipun secara pekerjaan ada sedikit irisan dengan jabatan Kasubbag TU Sekolah, namun secara umum benar-benar berbeda. Oleh karena itulah, berdasarkan kajian literasi dan beberapa pengalaman pribadi, saya mencoba menuliskan tentang “Agar Arsiparis Ahli Muda Penyetaraan Bisa Produktif” 

Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK)

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis selanjutnya disingkat Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah persyaratan mutu suatu kegiatan kearsipan yang harus dipenuhi oleh Arsiparis untuk mendapatkan penilaian kinerja dari Pejabat Penilai Kinerja dan Tim Penilai Kinerja Arsiparis. Selanjutnya disingkat dengan SKHK.

Sebelum masuk pada rincian SKHK, ada 4 tugas pokok Jabatan Fungsional Arsiparis yaitu:

1. Pengelolaan arsip dinamis;

2. Pengelolaan arsip statis;

3. Pembinaan kearsipan; dan

4. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Apabila mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017, ada beberapa kualitas hasil kerja yang dituntut dari seorang Arsiparis Ahli Muda diantaranya:

1. Pengelolaan Arsip Dinamis 

1. Laporan penilaian arsip inaktif yang akan dimusnahkan

2. Daftar arsip inaktif usul musnah yang telah dinilai

3. Laporan penilaian arsip inaktif yang akan diserahkan

4. Daftar arsip inaktif usul serah yang akan dinilai

5. Laporan identifikasi salinan autentik arsip terjaga (arsip vital)

6. Laporan layanan arsip terjaga (arsip vital)

2. Pengelolaan Arsip Statis

1. Penyusunan daftar arsip statis

2. Indeks lokasi arsip

3. Laporan penataan dan penyimpanan arsip statis 

4. Rancangan guide arsip

5. Guide arsip

6. Daftar arsip statis yang akan di preservasi

7. Laporan identifikasi arsip statis yang direproduksi alih media

8. Laporan identifikasi arsip statis yang akan diautentikasi

9. Arsip sejarah lisan

10. Laporan rencana teknis penyusunan, draft dan laporan editing naskah sumber arsip

11. Laporan penyelenggaraan pameran arsip

12. Layanan penyajian informasi khazanah kearsipan

13. Layanan jasa transliterasi/translate bahasa

3. Pembinaan Kearsipan 

1. Laporan bimbingan teknis kearsipan

2. Laporan penyuluhan kearsipan

3. Laporan pemberian fasilitasi kearsipan

4. Laporan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP/NSPK kearsipan

5. Daftar inventarisasi masalah kearsipan

6. Konsepsi dan rancangan SOP kearsipan

7. Laporan Audit kearsipan dan akreditasi kearsipan

8. Laporan wawancara pengawasan audit kearsipan

9. Laporan monitoring dan evaluasi sistem informasi kearsipan

10. Uji kompetensi dalam rangka sertifikasi arsiparis

11. Laporan penilaian hasil uji kompetensi arsiparis

12. Laporan penilaian prestasi kerja arsiparis

4. Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi

1. Identifikasi dan pengolahan data arsip terjaga (arsip vital)

2. Identifikasi daftar informasi statis 

Rancangan Aktifitas Arsiparis Ahli Muda Hasil Penyetaraan

Dikarenakan pengelolaan arsip statis hanya bisa dilakukan di lembaga kearsipan, maka untuk rincian aktifitas pengelolaan arsip statis tidak bisa dilakukan di sekolah. Oleh karena itu, Arsiparis Ahli Muda penyetaraan bisa diarahkan pada aktifitas sebagai berikut :

1. Pengelolaan Arsip Dinamis 

1. Penilaian arsip inaktif yang akan dimusnahkan

2. Penyusunan daftar arsip inaktif usul musnah yang telah dinilai

3. Penilaian arsip inaktif yang akan diserahkan

4. Penyusunan daftar arsip inaktif usul serah yang akan dinilai

5. Laporan layanan arsip terjaga (arsip vital)

2. Pembinaan Kearsipan 

1. Bimbingan teknis kearsipan

2. Penyuluhan kearsipan

3. Pemberian fasilitasi kearsipan

4. Penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP/NSPK kearsipan

5. Daftar inventarisasi masalah kearsipan

6. Konsepsi dan rancangan SOP kearsipan

3. Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi

1. Identifikasi dan pengolahan data arsip terjaga (arsip vital)

Inilah berbagai aktifitas yang bisa dijadikan target kualitas hasil kerja Arsiparis Ahli Muda dari jalur penyetaraan. Sehingga sesuatu yang sangat disayangkan jika sasaran kinerja yang diinjek pada aplikasi TRK hanya 3 indikator sebagai berikut:

1. Surat masuk dan surat keluar teregister

2. Surat masuk dan keluar tersimpan dalam folder arsip aktif sekolah

3. Teradministrasikannya surat menyurat di sekolah

Sesuatu yang sungguh jauh panggang dari api dengan jabatan yang disandangkan. Kendati pun yang dijadikan alasan permasalahannya ada pada kompetensi teknis para arsiparis, maka sebaiknya yang menjadi solusinya adalah peningkatan kompetensi dan bukan degradasi indikator kinerja. 

Kendala yang Dihadapi

Pada 6 bulan pertama pasca dilantik menjadi Arsiparis Ahli Muda hingga saat ini, penulis berupaya untuk melakukan tugas arsiparis sebagaimana pandangan penulis dalam tulisan ini. Hanya saja yang menjadi kendalanya justru berasal dari belum adanya sikap dan kebijakan yang benar-benar jelas. Baik dari segi dukungan sarana dan prasarana maupun dari segi dukungan peningkatan kompetensi. 

Jabatan Fungsional Arsiparis (JFA) memang berbeda rumpun dengan mayoritas Jabatan Fungsional di sekolah. Sehingga seolah-olah, keberadaan JFA di sekolah merupakan suatu jabatan yang sama sekali tidak berkaitan dengan visi dan misi pendidikan. Oleh karena itu, jika memang JFA akan benar-benar akan diberdayakan, maka kolaborasi instansi pembina JFA (Dispusipda) dengan instansi induk JFA (Dinas Pendidikan) di Jawa Barat harus benar-benar intens dan serius. 

Berdasarkan pengalaman pribadi selama ini,  penulis melakukan berbagai hal yang berkaitan dengan tupoksi arsiparis, cabang dinas sebagai perpanjangan instansi induk justru seperti memandang aneh dan tidak biasa. Berbagai usulan yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan, dimulai dari usulan KAK Arsiparis, program pemberdayaan arsiparis, konsep alur arsip, hingga pengajuan usul musnah arsip inaktif, sama sekali tidak ada respon sebagaimana yang diharapkan. Jawabannya hanya menunggu, alasannya karena kebijakan pemprov Jawa Barat terkait Arsiparis masih belum final.

Waktu terus berlalu hingga 1 tahun lebih. Berbagai peningkatan kompetensi JF Arsiparis sudah dilaksanakan, hanya saja semua menjadi tidak berdampak besar ketika ada ketidakjelasan posisi. Masing-masing cabang dinas berbeda-beda menyikapi masalah arsiparis ini. Ada yang diberdayakan dan ada pula yang berkreasi sendiri (seperti yang dilakukan oleh penulis). 

Kreatifitas dan target mandiri tanpa ada kejelasan dukungan keberadaan JFA (sesuai tupoksinya) tentu akan berujung pada kejenuhan. Sungguh sangat disayangkan bila 300 lebih ASN yang merupakan JFA menjadi tidak produktif hanya gegara kebijakan penyederhanaan birokrasi. Bukankah penyederhanaan dimaksud supaya membuat ASN menjadi lebih produktif?

Usulan Solusi

Walhasil, penulis mencoba mengurai masalah yang ada maka usulan penulis adalah sebagai berikut:

1. Jabatan Fungsional Arsiparis semestinya diberdayakan sesuai dengan tugas utamanya. Meskipun pada Permenpan dan RB nomor 1 tahun 2023 dimungkinkan adanya penyelarasan kegiatan dan hasil kerja namun harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Kesesuaian kegiatan pada unit organisasi dengan kegiatan pada kedudukan JF Arsiparis dalam peta;

2. Memiliki kesesuaian kompetensi teknis, kompetensi manajerial, dan kompetensi sosial kultural dengan standar kompetensi JF Arsiparis; atau

3. Merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pencapaian target kinerja organisasi dan tugas dan fungsi unit organisasi Pejabat Fungsional Arsiparis.

2. Merujuk pada Peraturan Pemerintah  RI nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat nomor 11 tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan maka posisi JFA seharusnya berada di Unit Kearsipan bukan di Unit Pengolah. Pengelolaan arsip di Unit Pengolah dilakukan oleh pelaksana pengelola arsip.3)

3. Pemberdayaan JFA sebaiknya dilakukan di Unit Kearsipan III atau Cabang Dinas dengan penugasan serta mengacu pada kegiatan dan hasil kerja JFA, sehingga apa yang menjadi tujuan dari penyederhanaan birokrasi bisa tercapai dengan baik.

4. Adanya sosialisasi dari BKD Prov. Jawa Barat kepada Dinas Pendidikan dan cabang dinas untuk mengembalikan sasaran kinerja JFA sesuai dengan jabatannya. Jika pun dimungkinkan mengerjakan tugas jenjang di bawahnya, semata karena ketiadaan formasi jabatan pada posisi tersebut. Arsiparis Ahli Muda bisa pula mengerjakan pekerjaan JFA Ahli Pertama dan Arsiparis Terampil. Walhasil, Arsiparis Ahli Muda hasil penyetaraan akan menjadi lebih produktif.

Penutup

Demikianlah sedikit urun saran dari penulis yang berdasarkan pada literasi dan pengalaman selama ini pasca alih fungsi. Semoga bermanfaat. Wassalam.